Friday 28 December 2012

Relative grading of officer's annual confidential reports during promotion held not to be personal information


The CIC has consistently held that the ACRs of an officer is in the nature of  personal   information   and   can   be   disclosed   only   to   him   and   to   none   else.  However, in the present case, the Appellant has not sought the copies of the  ACRs. She has only wanted to know the manner in which the DPC evaluated  and assessed the individual ACRs of the officers and arrived at the grading in  each case. The disclosure of the final relative grading will not help; without the  entire chart showing the complete assessment of every officer, it will not be  clear how the officers have been assessed in a related matrix. It is without  doubt that the relative grading of the ACRs is an important input in the final  
decision of the DPC in recommending some officers and not recommending  some   others.   As   held   by   us   in   several   similar   cases   in   the   past,   in   any  examination   or   evaluation   process,   certain   details   about   the   successful   or  recommended candidates must be disclosed in order to ensure transparency in  the selection process. Since the relative grading of the ACRs is the basis for  recommending a certain officer for promotion, this needs to be disclosed just as  the caste certificate of a public servant needs to be disclosed since that serves  as the basis for his appointment to the government service. Therefore, this no  longer remains personal information and should be disclosed as it forms the  very basis for the promotion of an individual officer.

Central Information Commission
Dr.Madhu Khare vs Union Public Service Commission on 5 October, 2012
Central Information Commission, New Delhi



The Appellant was present in person.
On behalf of the Respondent, the following were present:­ (i) Smt. Rashmi Sinha, Deputy Secretary
(ii) Shri Shilendra Singh, JS (AIS)
Chief Information Commissioner : Shri Satyananda Mishra
2. The   Appellant   was   present   in   the   Indore   studio   of   the   NIC.   The  Respondents were present in our chamber. We heard their submissions.
3. In   her   RTI   application,   the   Appellant   had   sought   the   copies   of   the  CIC/SM/A/2012/000033
grading chart of select list of 2001 and 2002 for promotion from the MP State  Administrative Service to the IAS. The CPIO had provided the copies of the  minutes of the respective meetings containing, among various other details, a  summary of relative assessment of the grading of the officers who had been  considered. The Appellate Authority has found the response of the CPIO in  order.

4. During the hearing, the Appellant submitted that she was not satisfied  with the summary of the grading provided by the CPIO as a part of the minutes;  she wanted  the entire  chart showing the  grading of the Annual Confidential  Rolls (ACRs) of all the officers as considered by the DPC. The Respondents  argued that the chart contained the gradings based on the ACRs and, to that  extent,  the  disclosure  of  this  information  would  amount  to  the  disclosure  of  personal information of other officers. They, therefore, argued that this could  not be disclosed as exempted under the provisions of subsection 1(j) of section  8 of the Right to Information (RTI) Act.

5. We have carefully considered the submissions made by both the parties.  The CIC has consistently held that the ACRs of an officer is in the nature of  personal   information   and   can   be   disclosed   only   to   him   and   to   none   else.  However, in the present case, the Appellant has not sought the copies of the  ACRs. She has only wanted to know the manner in which the DPC evaluated  and assessed the individual ACRs of the officers and arrived at the grading in  each case. The disclosure of the final relative grading will not help; without the  entire chart showing the complete assessment of every officer, it will not be  clear how the officers have been assessed in a related matrix. It is without  doubt that the relative grading of the ACRs is an important input in the final  CIC/SM/A/2012/000033
decision of the DPC in recommending some officers and not recommending  some   others.   As   held   by   us   in   several   similar   cases   in   the   past,   in   any  examination   or   evaluation   process,   certain   details   about   the   successful   or  recommended candidates must be disclosed in order to ensure transparency in  the selection process. Since the relative grading of the ACRs is the basis for  recommending a certain officer for promotion, this needs to be disclosed just as  the caste certificate of a public servant needs to be disclosed since that serves  as the basis for his appointment to the government service. Therefore, this no  longer remains personal information and should be disclosed as it forms the  very basis for the promotion of an individual officer.
6. In the light of the above, we are of the view that the desired information,  namely,   the   complete   chart   of   the   grading   of   the   ACRs   of   the   officers   as  assessed and evaluated by the DPC and recommended for promotion must be  disclosed. We direct the CPIO to do so within 10 working days of receiving this  order.

7. The appeal is disposed off accordingly.
8. Copies of this order be given free of cost to the parties. (Satyananda Mishra)
Chief Information Commissioner
Authenticated true copy.  Additional copies of orders shall be supplied against  application and payment of the charges prescribed under the Act to the CPIO of this  Commission.
CIC/SM/A/2012/000033
(Vijay Bhalla)
Deputy Registrar
CIC/SM/A/2012/000033

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